Aufbewahrungsfristen von A-Z
Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§§ 238, 257, 261 HGB). Aus steuerlichen Gründen haben aber alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147 Abgabenordnung (AO) zu erfüllen. Neben den o.g. Vorschriften finden sich weitere unterschiedliche Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen.
| A | Jahre |
| An-, Ab-und Ummeldungen der Krankenkassen | 6 |
| Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben | 6 |
| Anlagevermögen | 10 |
| Anlageverzeichnisse | 10 |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 6 |
| Anwesenheitsliste (z.B. Stempelkarten),soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich | 10 |
| B | |
| Bankauszüge, Bankbelege | 10 |
| Beitragsrechnungen z. Sozialversicherung | 10 |
| Belege, Sammelbelege, Beleglisten, soweit Buchungsunterlagen | 10 |
| Bestell- und Auftragsunterlagen | 6 |
| Beteiligungsunterlagen | 10 |
| Betriebsabrechnungsbögen | 10 |
| BK-Abrechnungen | 10 |
| Betriebstagebücher | 5 |
| Bewirtungsunterlagen | 10 |
| Bilanzen | 10 |
| Bilanzanlagen | 10 |
| Buchungsanweisungen | 10 |
| D | |
| Darlehensunterlagen | 10 |
| Dauerauftragsunterlagen | 6 |
| Debitorenbuchhaltung | 10 |
| Depotbücher- u. Auszüge | 10 |
| Doppelbesteuerungsunterlagen | 6 |
| E | |
| Einheitswertunterlagen | 10 |
| E-Mail m. steuerrelevantem Inhalt | 10 |
| Essensmarkenabrechnungen | 10 |
| F | |
| Fahrkostenerstattungsunterlagen | 10 |
| Frachtbriefe | 10 |
| Freistempelabrechnungen | 10 |
| G | |
| Gebäude- u. Grundstücksunterlagen (Bauakten, Baupläne, Schätzungen, Genehmigungen) | 10 |
| Gehaltslisten | 10 |
| Geschäftsberichte | 10 |
| Geschäftsbriefe | 6 |
| Geschenknachweise | 10 |
| Gesellschafterversammlung/-beschlüsse | 10 |
| Gewinn- u. Verlustrechnung | 10 |
| Gründungsakten d. Gesellschaft | 10 |
| Gutachten | 10 |
| Gutschriften | 10 |
| H | |
| Handelsbriefe | 10 |
| Handelsbücher | 10 |
| Hauptbücher | 10 |
| Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle) | 10 |
| I | Jahre |
| Inkassobücher-, quittungen | 10 |
| Inventare, Inventarnachweise | 10 |
| Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke | 10 |
| J | |
| Jahresabschluss | 10 |
| Jahreslohnnachweis f. BG`s | 10 |
| Journale f. Hauptbuch und Kontokorrent | 10 |
| K | |
| Kassenberichte | 10 |
| Kassenbücher- und blätter | 10 |
| Kassenzettel | 10 |
| Kontenpläne und-änderungen | 10 |
| Kontoauszüge | 10 |
| Konzernabschlüsse | 10 |
| Konzernlageberichte | 10 |
| Kostenträgerrechnungen | 10 |
| Krankenhaus-Buchführungsunterlagen | 10 |
| Kreditorenbuchhaltung | 10 |
| L | |
| Lastschriftanzeigen | 10 |
| Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen | 10 |
| Lohnkontenarten | 10 |
| Lohnlisten | 10 |
| Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen | 10 |
| M | |
| Mahnvorgänge | 6 |
| Maschinenkarteikarten (Inventur) | 10 |
| Mietverträge (nach Vertragsende) | 6 |
| N | |
| Nebenbücher | 10 |
| O | |
| Offenbarungseidanträge | 6 |
| P | |
| Pachtverträge (nach Vertragsende | 6 |
| Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents | 6 |
| Patientenakten (Krankengeschichte) ambulant und stationär | 30 |
| Pensionskassenunterlagen | 10 |
| Personalunterlagen | 6 |
| Pfändungsunterlagen | 10 |
| Prämienunterlagen, z.B. über Versicherungsprämien | 10 |
| Provisionsabrechnungen mit Unterlagen | 10 |
| Prüfungsberichte des Abschlussprüfers | 10 |
| Q | |
| Qualitätsmanagement-Unterlagen | 10 |
| Quittungen, wenn Buchungsunterlagen | 10 |
| R | |
| Rechnungen u. Rechnungsunterlagen | 10 |
| Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten – nach Verfahrensabschluss | 6 |
| Reisekostenabrechnungen | 10 |
| Repräsentationsaufwendungen | 10 |
| S | |
| Saldenbilanzen | 10 |
| Saldenlisten | 10 |
| Scheck- u. Wechselunterlagen | 10 |
| Schriftwechsel | 6 |
| Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) | 6 |
| Sozialversicherungsunterlagen | 6 |
| Spendenbescheinigungen | 10 |
| Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV) | 10 |
| Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung –RöV) | 30 |
| Strahlenschutzbelehrungen (RöV) | 30 |
| Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV) | 30 |
| Strahlenschutzmessergebnisse | 30 |
| T | |
| Telefonkostennachweise | 10 |
| U | |
| Überstundenlisten | 10 |
| Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher | 10 |
| V | |
| Vermögensverzeichnis | 10 |
| Versand- und Frachtunterlagen | 10 |
| Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen | 10 |
| VwL-Unterlagen | 10 |
| W | |
| Wareneingangs- und ausgangsbücher | 10 |
| Wechsel | 10 |
| Z | |
| Zessionen | 6 |
| Zinsabrechnungen | 6 |